LATIHAN MEMBERIKAN UMPAN BALIK

97214350

Persiapan

Jika Anda diminta menjadi penilai bagi presentasi rekan Anda, harap diingat bahwa rekan Anda telah berupaya untuk mempersiapkan presentasi ini. Karena itu, rekan Anda berhak mendapatkan evaluasi terbaik atas upayanya tersebut. Evaluasi yang Anda persiapkan sebaiknya juga telah dipersiapkan dengan cermat dan disampaikan dengan baik. Anda mungkin tidak perlu persiapan berjam-jam untuk memberikan evaluasi. Tetapi persiapan singkat yang dipersiapkan dengan cermat dapat membantu Anda untuk memberikan evaluasi dengan baik. Bicaralah dengan pembicara yang menyajikan presentasi, jika mungkin sebelum pembicara tersebut menyampaikan presentasinya. Hal ini dapat membantu Anda untuk memahami tujuan presentasi yang akan disampaikan pembicara tersebut.

Selama Presentasi

Pada saat rekan Anda melakukan presentasi, Anda dapat mencatat hal-hal yang menurut Anda sudah baik atau malah sangat bagus dari presentasi rekan Anda tersebut. Bagilah di kertas coret-coret Anda kolom yang berisi :

Materi yang Dibawakan

Cara Penyampaian

(Meliputi topik yang disampaikan, apakah menggunakan data dan informasi serta ilustrasi yang sesuai, hal-hal apa yang Anda sukai dari substansi/isi pesan dari presentasi itu?)

Hal yang sudah baik

1.

2.

3.

Hal yang perlu ditingkatkan

1.

2.

3.

(Meliputi bahasa tubuh, apakah pembicara melakukan kontak mata? Apakah pembicara tersenyum dan ramah? Apakah intonasi suaranya bervariasi memberikan penekanan-penekanan pada pesannya? Apakah suaranya cukup jelas?

Hal yang sudah baik

1.

2.

3.

Hal yang perlu ditingkatkan

1.

2.

3.

56504260

Mempresentasikan Umpan Balik Anda

Pertama, tarik nafas dalam-dalam. Anda akan berbagi pendapat dan pengamatan dan Anda dapat berharap semoga hal tersebut dapat membantu rekan Anda. Anda dapat memulai presentasi Anda dengan menyampaikan hal-hal yang Anda sukai dari presentasi rekan Anda. Lalu, jika ada hal-hal yang menurut Anda perlu ditingkatkan atau yang menurut Anda sebaiknya dilakukan dengan cara yang berbeda, maka silahkan ungkapkan dengan spesifik. Misalnya, “Ketika Anda menyebutkan tahapan-tahapan cara menanam padi, agak sulit bagi saya untuk mengikuti urutan tersebut. Saya berpendapat, jika Anda dapat menggunakan urutan seperti, cara menanam padi yang baik adalah pertama, …… kedua, …., ketiga ….. dan seterusnya. Dengan cara ini saya akan lebih mudah memahami urutan menanam padi yang baik”.

Ingat, waktu Anda dalam menyampaikan evaluasi/opini terbatas. Maka batasi dua atau tiga poin saja yang menurut Anda paling penting untuk disampaikan.

Jika Anda Evaluator atau Pemberi Umpan Balik

  • Prioritaskan ide Anda dan pahami nilai-nilai orang yang akan Anda evaluasi. Batasi umpan balik Anda pada isu-isu yang paling penting. Harap diingat, bahwa memberikan umpan balik yang terlalu banyak, justru akan memusingkan penerimanya. Anda mungkin tidak memiliki cukup waktu untuk mengevaluasi keseluruhan. Maka, Anda dapat memilih dua atau tiga poin penting yang akan Anda sampaikan. Anda dapat menggunakan teknik berlapis

  • Umpan balik yang efektif itu spesifik dan tidak umum. Sebagai contoh, daripada mengatakan, “Laporan Anda bagus”. (Umum), Anda dapat mengatakan, “Laporan yang Anda berikan kemarin bagus penulisannya, mudah dipahami dan Anda membuat poin mengenai pos-pos anggaran dengan sangat efektif”. (Spesifik, merujuk ke bagian-bagian yang kuat). Konsentrasi dan fokus pada pada hal/poin yang disampaikan dan bukan pada orangnya

  • Wakili diri Anda sendiri dalam memberikan umpan balik. Karena itu, sebaiknya gunakan kata “Saya” atau “Aku”. Jangan menggunakan “Kami” untuk memberikan umpan balik. Hindari kalimat seperti “Kami pikir” atau “Pendengar berpendapat bahwa”. Anda tidak mewakili orang lain (kecuali kalau Anda ditunjuk menjadi juru bicara kelompok)

  • Sampaikan evaluasi Anda dengan baik, ramah, dan bersahabat. Pertahankan kontak mata dengan pembicara dan audiens ketika Anda berbicara menyampaikan evaluasi.

  • Penutup dan kesimpulan. Sebaiknya ketika selesai memberikan presentasi dan menerima umpan balik, pembicara merasa positif dan termotivasi serta antusias. Menyampaikan kesimpulan yang diakhiri dengan poin positif akan mendorong rasa percaya diri penerimanya. Anda dapat mengakhiri evaluasi Anda dengan menyebutkan kembali bagian yang kuat dari presentasi tersebut atau dampak positif yang ditimbulkan dari presentasi tersebut kepada diri Anda

Jika Anda Penerima Umpan Balik

  • Simak dengan baik umpan balik atau evaluasi yang diberikan. Tidak menyela atau menginterupsi hingga evaluator/orang yang memberikan umpan balik selesai menyampaikan evaluasinya. Anda akan dapat menyerap informasi dengan lebih baik jika Anda berkonsentrasi untuk menyimak dan mencoba memahami, dibandingkan dengan jika Anda langsung bersikap defensif

  • Bersikap terbuka. Hal ini berarti bersikap terbuka dan reseptif terhadap ide-ide baru dan pendapat yang berbeda. Seringkali dalam melihat dan menyelesaikan suatu hal, ada banyak jalan dan cara. Orang lain mungkin akan punya jalan dan cara yang sama sekali berbeda dengan Anda. Bersikap terbuka akan membantu Anda menerima perbedaan

  • Memahami pesan. Pastikan bahwa Anda memahami apa yang dikatakan oleh evaluator kepada Anda. Jika perlu, setelah selesai ajukan pertanyaan kepada evaluator tersebut untuk mengklarifikasi hal-hal yang kurang pahami dari penyampaian umpan balik tadi

  • Refleksikan dan putuskan apa yang akan dilakukan. Refleksikan kembali poin-poin yang disampaikan oleh evaluator/pemberi umpan balik. Respon Anda adalah pilihan Anda. Jika Anda tidak setuju dengan umpan balik yang diberikan, maka Anda dapat pula menanyakan pendapat kedua kepada orang lain

Oleh : Diella Dachlan (diolah dari berbagai sumber)

Advertisements

Posted on June 17, 2015, in Uncategorized. Bookmark the permalink. 2 Comments.

  1. Ooo ternyata ada kiat-kiatnya ya.
    Ini yang belum saya ketahui.

    Ada poin2 penting yg dapt dijadikan panduan buat evaluator.
    Trm ksh mb infonya 🙂

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: